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Alta

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En los siguientes apartados vamos a abordar los aspectos generales que se encontrará cualquier persona que quiera dar de alta un artículo en el programa. Pasaremos a analizar pestaña por pestaña.

PESTAÑA GENERAL

La pestaña general incluye la información relativa a las opciones de etiquetado y de clasificación del artículo.

  • Código: valor alfanumérico que se dará al artículo. Es único, obligatorio y no se puede repetir.
  • Descripción del artículo: nombre que se dará al artículo.
  • Código alternativo: valor alfanumérico alternativo que podemos dar al artículo. Es único y no se puede repetir.
  • Etiquetado:
    • Código de barras: identificación del producto de 8 o 13 dígitos según configuración.
    • Descripción etiqueta: Texto que aparecerá como descripción del artículo en la impresión de la etiqueta.
    • Dec. Fra. Simpli: Texto que aparecerá como descripción del artículo en la impresión de la factura simplificada.
    • Etiq. De rail, Etiq. Código de barras, Etiq. Referencia proveedor: la selección de cualquiera de estas casillas activa la posibilidad de sacar modelos de etiquetas.
  • Clasificación:
    • Grupo: código para facilitar la clasificación y agrupamiento de los artículos. Se debe crear previamente en Maestros > Grupos y departamentos.
    • Departamento: Subdivisión de los grupos. Igual que el anterior, facilitará la clasificación y agrupamiento de los artículos. Se debe crear previamente en Maestros > Grupos y departamentos.
    • Proveedor: Abastecedor del artículo. Se debe crear previamente en Maestros > Proveedores.
    • Temporada: campo que permite agrupar los artículos en esta etiqueta. Se debe crear en “Maestros > Detalles de artículos > Temporada”. Permitirá ocultar los artículos si se considera que la temporada no está activa.
  • Campos libres: campo que permite introducir un valor textual con miras a opciones de filtrado. Este campo va asociado a grupos y departamentos, por lo tanto, se crea desde “Maestros > Grupos y departamentos”.

PESTAÑA COSTOS/TARIFAS

La pestaña costos/tarifas recoge la información relativa a los precios/costos de los artículos

  • Tipo de IVA: permite asignar el tipo de IVA. Desde Configuracións > Ivas y recargos podemos crear distintos IVAS además de los predefinidos.
  • Precio última compra: importe de la última compra.
  • Costo:  valor del producto o servicio.
  • Costo + impuestos: valor del producto o servicio + IVA
  • Precio medio stock: El cálculo del precio medio de stock se realiza según el criterio del precio medio ponderado. Para ello se seguirá la siguiente fórmula:

Precio Medio Stock actual * STOCK (anterior a la compra) + Importe base de la compra (unidades compradas*precio de unidad) / nuevo stock.

  • Precio medio de compra: Para el cálculo se utilizará la siguiente fórmula:

Precio Medio Compra * Entradas + Importe de la compra (unidades compradas*precio de unidad) / nuevas entradas

  • Descuentos por línea: descuento en una línea del documento. Afectará al total de la línea. Este valor se rellenará en el momento que se efectúe un descuento para el artículo en el documento de compras.
  • Descuentos a pie: Descuentos aplicados para el documento. El descuento se calculará para el importe total del documento.
  • Tarifas: información relativa a los precios de venta. En este lugar aparecerán las distintas tarifas que hemos dado de alta desde Configuración > Tarifas. La actualización masiva de una tarifa se puede efectuar desde Configuración > Tarifas > Menú opciones > cambiar tarifas, pudiendo cambiar los precios también de forma manual, uno a uno por artículo,desde Maestros > Artículos > Tratamiento > Tarifas (control + C).

Los registros que se pueden informar al sistema en una modificación de tarifas son:

  • Margen: Nos da información del porcentaje de beneficios con el que se trabaja el artículo en la tarifa. Para el cálculo del margen se debe decidir si se llevará a cabo sobre el costo, el precio medio de compra o el precio medio del stock, configuración que seleccionaremos desde Configuración > Tarifas > Opciones > Márgenes.

A su vez, en la misma configuración podemos seleccionar el tipo de margen, que tal y como vemos en la imagen puede ser costo + IVA, costo + IVA + Recargo, Precio venta público – IVA, precio venta público – IVA – Recargo.

  • Precio base imponible: precio del artículo sin tener en cuenta impuestos.
    • Precio + IVA: precio del artículo con los impuestos.
    • Descuento: porcentaje de descuento por tarifa que se calculará sobre el precio base. Para su aplicación, es necesario que la tarifa esté asignada como tarifa de descuento.
    • Comisión: importe a comisionar por artículo.
    • Porc. Comisión: tanto por ciento de comisión que se otorgará por artículo.

PESTAÑA PROPIEDADES

La pestaña propiedades engloba información relativa a los atributos de los artículos.

  • Un. Medida: código y descripción con el que identificar la medida. Se dará de alta en “Maestros > Detalles de artículos > Medida”.
  • Medida: valor numérico de la medida. Aquí indicaremos la magnitud.
  • Unid. Caja: número de unidades que componen una caja.
  • Longitud: espacio para reflejar el valor numérico que alude a la magnitud física del artículo.
  • Peso (Kg): espacio para reflejar el valor numérico que alude a la masa en Kg del artículo.
  • Tara (Kg): espacio para reflejar el valor numérico que alude al peso correspondiente al recipiente o envase que transporta el artículo.
  • Volumen: espacio para reflejar el valor numérico que alude a la dimensión del artículo.
  • Intrastat: espacio para recoger el código alfanumérico que alude a la normativa europea de logística y transporte. Se puede crear en “Maestros > Detalles de artículos > Intrastat
  • Descatalogado: aviso para definir el estado del artículo. Cuando seleccionamos esta marca aparecerá el icono . Se podrá vender o comprar. Se puede utilizar para opciones de filtrado, modificación masiva, entre otros.
  • No controlar stock: si marcamos esta opción, no se controlará el stock de ese artículo para ningún almacén.
  • No grabar precio: esta opción hará que te pida el precio cada vez que vendes el artículo.
  • Precio protegido: solo para los costos. Desactiva la opción de recalcular precio.
  • Artículo compuesto: artículo que está formado por otros artículos o componentes. En caso de vender o comprar el compuesto sumará o restará stock de los componentes y del compuesto. Es una marca excluyente que no se puede activar o desactivar después del alta del artículo.
  • Aplicar costo componentes: para que esté operativa es necesario tener señalado “artículo compuesto”. Dicha marca aplicará como costo del compuesto, la suma de los costos de los componentes.
  • Marca 1, Marca 2, Marca 3, Marca 4: marca que previamente definimos en la configuración de los artículos. Es un valor extra informativo del artículo.
  • Aplicar tarifa de cajas: dicha opción permitirá aplicar como precio del artículo, la tarifa que definamos como tarifa de cajas en la configuración de las ventas.
  • Artículo pesado: marca para indicar que es un artículo que deberá pesarse en la balanza.
  • Es agrupación: las agrupaciones son variaciones del mismo artículo. Si marcamos esta opción estaremos indicando que el artículo agrupado va a ser el contenedor de otros artículos. Pensemos por ejemplo en una escalera de 3, 5 o 7 peldaños. El artículo agrupado sería la escalera que aunaría un artículo por cada uno de los atributos 3, 5 y 7 peldaños. Esta marca es excluyente y solo podrá marcarse o desmarcarse en el momento de la creación.

Para crear un artículo agrupado es necesario:

  1. Dar de alta los atributos o valores que definirán la agrupación en “Maestros > Detalles de artículos > Atributos”. Un mismo artículo puede tener varios atributos.
  2. Dar de alta el artículo agrupado. Imprescindible que se señale “es agrupación”.
  3. Crear las combinaciones para la agrupación. Para poder visualizarla ir a “Maestros > Artículos > Tratamiento > Ver agrupación.
  4. Propiedades: valores extra que se pueden indicar a los artículos. La definición que hagamos de las propiedades es abierta y se crea desde en “Maestros > Detalles de artículos > propiedades”

PESTAÑA WEB

La pestaña web engloba alguno de los campos necesarios para la integración con la web

  • Usar en la web: Si activamos esta opción estaremos indicando que el artículo va a ser enviado a la web.
  • Desc. Web: título del artículo para la web.
  • Texto web: descripción del artículo para la web.
  • Marca: identificación comercial del artículo. Las marcas se crean en “Maestros > Detalles de artículos > Marcas”.
  • Clasificación avanzada del artículo: forma de ordenación de los artículos. Se crea en “Maestros > Detalles de artículos > Clasificación avanzada”. Desde dicho apartado podemos dar de alta los clasificadores o niveles en los que subdividirá la clasificación avanzada. Los artículos pueden pertenecer a una o varias clasificaciones. Se puede asignar uno a uno desde “Maestros > Artículos > Tratamiento > Clasificación avanzada” o masivamente“Maestros > Detalles de artículos > Clasificación avanzada”.
  • Propiedades y valores asignados: valores extra que se pueden añadir en las clasificaciones avanzadas.

PESTAÑA VARIOS

La pestaña varios como su propio nombre indica, engloba información relativa a otros aspectos que se pueden incluir en los artículos.

  • Enlace: permite enlazar con otro artículo, de tal forma que al vender el principal inserta una línea con el artículo que hemos puesto como enlace.
  • Descuento por cantidad: descuento aplicado a venta en el que, a partir de una cantidad concreta de unidades vendidas, se calcula un porcentaje de descuento. Se da de alta en “Maestros > Detalles de artículos > Descuentos por cantidad”.

Para que los clientes disfruten de este tipo de descuento es necesario:

  1. Que el cliente al que se le va a aplicar el descuento tenga activa la marca “descuento por cantidad” en sus datos comerciales.
  2. En caso de que no se haya hecho el punto a, el artículo deberá tener marcado “aplicar a todos los clientes”.
  3. Asignar al artículo la tarifa que dimos de alta para el descuento por cantidad.
  4. En la configuración de la facturación comercial, pestaña descuentos, activar la marca “descuentos por cantidad”

Una vez hecho lo mencionado anteriormente, en el momento que efectuamos la venta, los artículos que tengan descuentos por cantidad, les aparecerá el símbolo  , así como una casilla a pie de documento con el porcentaje de descuento que aplica.

  • Uds. Mínimas de compra: cantidad mínima que queremos que nos aconseje al realizar un Pedido de compras al proveedor de la ficha del artículo. Al realizar el Pedido al proveedor, si la cantidad a comprar es inferior a la mínima configurada, la aplicación mostrará un mensaje recordatorio con la cantidad mínima establecida en el artículo.
  • No recalcular máximos y mínimos: evita que los valores máximos y mínimos sean sustituidos por los calculados en un recalculo de máximos y mínimos.
  • Aviso automático de compras bajo mínimo: la configuración de este aviso es por artículo, aunque es necesario que el usuario que accede a la aplicación tenga habilitado el permiso “aviso automático de artículos bajo mínimo”.  A su vez se debe indicar, el mínimo y máximo de unidades de stock que debe tener el almacén.

Con esta utilidad se activará un icono en la pantalla principal como el que aparece en la imagen.

El número que aparece en el icono indicará el número de artículos que se encuentran bajo mínimos. Haciendo clic en él aparecerá la consulta de artículos bajo mínimos donde podremos personalizar la rejilla y las agrupaciones como en el resto de tratamientos de la aplicación.

Cabe destacar que esta consulta no realiza el pedido al proveedor. Su utilidad es informativa para controlar los artículos que se van quedando bajo mínimos. Para hacer el pedido automático seguiremos usando la utilidad de pedidos bajo mínimo de artículos.

  • Textos:
    • Texto al vender: ventana que emerge con un texto de aviso al vender. El texto que deseamos que se muestre es opcional. Aparecerá en los documentos de venta siempre que se marque la casilla “avisar al vender”.
    • Texto al comprar: ventana que emerge con un texto de aviso al comprar. El texto que deseamos que se muestre es opcional. Aparecerá en los documentos de compra siempre que se marque la casilla “avisar al comprar”.
    • No vender: marca que restringe la venta del artículo. Cuando seleccionamos esta opción aparecerá el icono  en el artículo.  Si intentamos vender el producto se mostrará una advertencia con el texto “no se puede vender el artículo”, de tal forma que no se podrá añadir al documento.

PESTAÑA ALMACENES

La pestaña almacenes engloba información relativa al stock y ubicación de los artículos en el almacén.

  • Stock: total de unidades existentes por almacén.
  • Stock inicial: existencias iniciales de partida.
  • Mínimo: stock mínimo que permite fijar por almacén. Utilizando este stock se calcularán las propuestas de compra a proveedores o aparecerán avisos como el de compras bajo mínimo.
  • Máximo: Stock máximo para el almacén. Si el artículo tiene stock máximo y éste es superior al mínimo, desde la propuesta de compra, se propondrá pedir al proveedor lo mínimo para cubrir este máximo.
  • Calle: valor alfanumérico de 3 dígitos para indicar la ubicación del artículo.
  • Estantería: valor alfanumérico de 4 dígitos para indicar la ubicación del artículo.
  • Nivel: valor alfanumérico de 2 dígitos para indicar la ubicación del artículo.

PESTAÑA STOCKS

La pestaña almacenes engloba información relativa al stock y los diferentes movimientos de almacén.

Este apartado es meramente informativo. Las columnas que se muestran son configurables desde “Maestros > Artículos > Opciones > Columnas Stocks”.

Para la comprensión correcta de los conceptos definiremos los siguientes:

  • Existencias: total de unidades existentes por almacén. Este valor será el resultado de la suma del Stock Inicial + Entradas + Salidas + Traspasos de Entrada – Traspasos de Salida + Regularización Inicial + Regularizaciones.
  • Disponible: Este valor puede calcularse de dos formas posibles:
  • Existencias – Pendiente de Servir – Apartados – Apartados entregados – Devoluciones
  • Existencias – Apartados Entregados

Por defecto se calcula según el primer método. Si se desea cambiar al segundo, puede hacerse desde “Maestros > Artículos > Opciones > Columnas Stocks”

  • Entradas: valor numérico que refleja el registro de la mercancía que entra en el almacén.
  • Salidas: valor numérico que refleja el registro de la mercancía que sale del almacén.
  • Tras. Entr: valor numérico que refleja la entrada del artículo por traspasos de otro almacén.
  • Tras. Sal: valor numérico que refleja la salida del artículo por traspasos a otro almacén.
  • Regularización: valor numérico que refleja los movimientos de entrada o salida del almacén para cuadrar el stock.

PESTAÑA PROVEEDORES

La pestaña proveedores engloba información relativa al valor que ha tenido el artículo para los diferentes proveedores. Aunque estos valores se rellenan automáticamente cuando se efectúa un documento de compras, es posible editarlos desde aquí.

PESTAÑA ASOCIACIONES

La pestaña asociaciones engloba información relativa a otros códigos que podemos asociar al artículo.

  • Códigos asociados: permitirá asociar un código distinto al artículo cuando se vende por cajas.
    • Código: código de cajas asociado al artículo.
    • Descripción: nombre del código de caja asociado.
    • Des. Fra. S: texto que aparecerá a la hora de imprimir la factura simplificada de ese código de cajas asociado.
    • Uds. Caja: Unidades que componen esa caja.
    • Peso, Tara, Vol: aspectos relacionados con las dimensiones y medidas del asociado.
    • Aplicar tarifa de caja: si activamos esta casilla, le estamos indicando que aplique la tarifa de cajas al usar el código asociado en ventas.
  • Referencias proveedores: permite recoger la referencia de ese artículo para nuestros proveedores.

PESTAÑA PRECIOS ATÍPICOS

La pestaña precios atípicos engloba información relativa a los descuentos especiales que se pueden aplicar al artículo.

Esta pestaña es meramente informativa. Para la creación de un precio atípico de un artículo, es necesario ir a “Maestros > Artículos > Tratamiento > Precios Atípicos”.

Como se muestra en la imagen, es posible crear precios atípicos según:

  • Cliente: definiremos qué clientes tendrán un descuento cuando compren el artículo.
  • Ramo: definiremos a qué ramo de clientes se le aplicará un descuento cuando compren el artículo.
  • Grupo/cliente: definiremos a qué grupo y departamento de clientes se le aplicará un descuento cuando compren el artículo.
  • Grupo/Ramo y tarifa: definiremos a qué grupo, departamento y ramo de clientes se le aplicará un descuento cuando compren el artículo. Para ello el artículo debe pertenecer a un grupo y departamento.
  • Prov/Cliente: todos los artículos (que le vendamos a un cliente) pertenecientes a un proveedor, se le aplicará un descuento.
  • Prov/Ramo y Tarifa: Todos los artículos (que le vendamos a un ramo de clientes) pertenecientes a un proveedor y para una tarifa concreta, se le aplicará un descuento.

PESTAÑA PROMOCIONES

La pestaña promociones, engloba información relativa a las promociones de descuento o precio rebajado vigentes para el artículo que estemos consultando.

Esta pestaña es meramente informativa. Para la creación de una promoción es necesario ir a “Promociones > Promociones de Venta”.

PESTAÑA RELACIONES

La pestaña promociones, engloba información relativa a otros artículos similares o relacionados con el artículo que tenemos dado de alta.

Esta pestaña es meramente informativa. Para añadir un artículo relacionado o equivalente, es necesario hacerlo desde “Maestros > Artículos > Tratamiento > Relaciones y Equivalencias”.

  • Equivalentes: son artículos similares. La relación es bidireccional, es decir, si se asigna un artículo “A” como equivalente del “B” el artículo “B” será equivalente del “A”.
  • Relacionados: artículos relacionados. Relación unidireccional.

Los artículos relacionados y equivalentes, se explicarán detalladamente en otras secciones del manual.

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